- ведение договорной работы: 1. Договоры по обслуживанию офиса в г. Москва: - заключение договора на уборку офиса (обсуждение с контрагентом условий уборки, расходные материалы, заключение договора, обсуждение спорных вопросов, сдача в бухгалтерию закрывающих документов, контроль оплаты; 2.Договоры по обслуживанию офиса в г.Москва (заключение договора на ремонтные работы в офисе и устранение поломок, взаимодействие с контрагентом, сдача в бухгалтерию закрывающих документов, контроль оплаты; 3. Договор на почтовое обслуживание: -Договор с АО "Почта России" (заключение договора, работа с отделением почты в г. Химки, сдача документов, контроль оплаты); 5. Договор по экспресс-доставке (обсуждение с контрагентом выгодных условий доставки по нужным направлениям, заключение договоров, ведение бухгалтерской документации, контроль оплаты); 6. Договор оказания услуг по ремонту кресел (переговоры с контрагентом, заключение договоров, проверка сметы, ведение документов, контроль оплаты); - ведение работы по обеспечению канцтоваров всего предприятия (прием заявок от подразделений, формирование общей заявки, работа с контрагентом, проверка выставленного счета на соответствие бюджета, корректировка счета, замена позиций, анализ использования канцтоваров в подразделениях); - работа по обеспечению питьевой водой (переговоры с контрагентом по всем условиям, заключение договора, обсуждение спорных вопросов, заказ воды, взаимодействие с контрагентом по санитарному обслуживанию кулеров, обеспечение кулерами, помпами, сдача документов в бухгалтерию, контроль оплаты); - работа по выявлению и устранению поломок мебели в офисе (прием заявок на ремонт, взаимодействие с ремонтным цехом по срокам ремонта); - работа по обустройству офиса комбината (работа по озеленению, работа по ремонту офиса, по устранению неполадок, работа по обеспечению спецодежды в приемной, по своевременной чистке и ремонту кофемашин); - работа по уборке в офисах комбината (контроль за уборкой, обеспечение спецодеждой уборщиц, заказ хозматериалов, контроль за остатками, за своевременным снабжением санитарных зон); - ведение документооборота (ведение реестра исходящей и входящей корреспонденций, написание служебных записок, ведение договорных документов в программе 1С Документооборот); - ведение работы по почтовому обслуживанию (прием писем от подразделений, работа в программе АО "Почта России" по регистрации писем на франкирование, получение писем в почтовом отделении для всего комбината, раздача писем в подразделение, ведение реестра, среднее кол-во писем в месяц 400-500шт); -организация работы по автотранспортным услугам (ежедневное распределение дежурных машин для административных разъездов, соблюдение графика разъезда, контроль за работой водителей, заключение договора на услуги такси, работа с сотрудниками по вызову такси, контроль за реестром, сдача документов в бухгалтерию); - организация работы и контроль за уборкой офисов (разработка стандартов, графиков, обеспечение спецодеждой уборщиц, обеспечение расходными материалами), - 2000м2, 15 санитарных комнат; - участие в работе архивов (3 архивариуса, 5 архивов, работа в экспертной комиссии по уничтожению документов, уничтожение документов с истекшим сроком хранения, работа с контрагентом по уничтожению документов, своевременное оформление Актов уничтожения); - ведение работы по бронированию билетов и гостиниц для командировочных разъездов (работа по договору с контрагентом, работа по бронированию гостиниц, выписка авиа и жд билетов в программе контрагента онлайн); - составление и ведение годовых и ежемесячных бюджетов по своему функционалу, контроль за соблюдением бюджетов (500тыс.руб/мес); -работы по списанию материалов за месяц (составление Актов списания, сдача в бухгалтерию); - организация работы по подписке на печатные и электронные издания для сотрудников предприятия; - материальная ответственность за выданные товарно-материальные ценности; - замещение начальника подразделения на время отпуск |